KPI là gì? Ví dụ dễ hiểu về KPI

Khi bắt đầu đi làm, bạn chắc hẳn đã nghe nói đến KPI. Nó hiện diện ở khắp mọi nơi cho dù bạn yêu hay ghét nó. Bạn có thể bắt gặp nó ở trong kinh doanh, trường học, bệnh viện v.v… Thực tế, đa số chúng ta đều có mục tiêu về KPI trong công việc, trong khi đó nhiều người khác lại phải làm cả báo cáo bằng KPI. Vậy KPI là gì? Trong bài viết này tôi giải thích nó một cách đơn giản và đưa ra một số ví dụ dễ hiểu theo cách nhìn từ một góc độ khác.

KPI là gì?

[wps_alert type=”light”]

KPI là một cách đo lường hiệu quả thực hiện công việc của mỗi cá nhân hoặc của toàn doanh nghiệp làm tốt như thế nào để đạt được mục tiêu kinh doanh.

KPI là viết tắt của Key Performance Indicator – Chỉ số đo lường hiệu quả công việc. KPI sẽ giúp chúng ta hiểu rõ một công ty, một đơn vị kinh doanh hay một cá nhân đang thực hiện công việc tốt đến đâu so với các mục tiêu chiến lược đã đề ra.

[/wps_alert]

Hiểu rõ hơn về KPI!

Để hiểu rõ hơn về KPI là dùng hình ảnh của chiếc máy bay. Bạn hãy hình dung một chiếc máy bay chở khách bay từ Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh. Mục tiêu chính của chuyến đi là đưa hành khách và hàng hóa trên máy bay đến sân bay Tân Sơn Nhất trong vòng 2 tiếng. Khi bắt đầu khởi hành, phi hành đoàn cần phải biết dữ liệu định vị để biết máy bay đang ở đâu so với hành trình bay đã định sẵn.

Trong trường hợp này, những bộ KPI hữu ích có thể bao gồm: dự liệu định vị GPS, tốc độ trung bình, mức nhiên liệu, thông tin thời tiết, sức gió, thông tin hạ cánh, thông tin truyền từ mặt đất… Gộp tất cả các số liệu này lại (các bộ KPI) sẽ giúp cho cả phi hành đoàn đang lái chiếc máy bay này hiểu rõ liệu họ có đang bay đúng đường hay không. Dựa vào những dữ liệu này họ cũng có thể dễ dàng đưa ra quyết định tiếp theo nên bay như thế nào.

Còn đối với những công ty thì sao?

Nó cũng giống vậy thôi. Nếu một công ty đặt mục tiêu kiếm nhiều tiền, họ có thể đo lường KPI theo tăng trưởng, lợi nhuận biên và chi phí vận hành.

Nếu một công ty muốn thu hút thêm khách hàng mới bằng cách tạo ra thương hiệu lớn, họ có thể đo lường về giá trị thương hiệu và nhận diện thương hiệu.

Và nếu một công ty mong muốn nhân viên của họ có tính gắn kết cao, họ có thể đo lường sự ủng hộ của nhân viên theo KPI.

Còn nữa, rất nhiều công ty hiện nay muốn đo lường tất cả các vấn đề trên, thì họ cần một bộ các Chỉ số đo lường hiệu quả công việc khác nhau.

Thế nào là một KPI tốt?

• Cung cấp bằng chứng khách quan về tiến trình đạt được kết quả mong muốn
• Đo lường những gì dự định sẽ được đo lường để giúp đưa ra quyết định tốt hơn
• Đưa ra một so sánh đánh giá mức độ thay đổi hiệu suất theo thời gian
• Có thể theo dõi hiệu quả, hiệu suất, chất lượng, tiến độ, quản trị, tuân thủ, hành vi, kinh tế, hiệu suất dự án, hiệu suất nhân sự hoặc sử dụng tài nguyên
• Được cân bằng giữa các chỉ số hàng đầu và tụt hậu

Xem thêm: Làm thế nào chọn được chỉ số KPI hiệu quả

Cách xác định KPI như nào?

Tôi nhận thấy nhiều công ty khá vất vả trong việc xác định các chỉ số đánh giá hiệu suất công việc. Đôi khi, các chỉ số KPI bị nhầm lẫn với các số liệu kinh doanh. Do vậy, KPI cần phải được xác định theo các mục đích kinh doanh cốt lõi và quan trọng nhất của doanh nghiệp.

• Kết quả mong muốn của bạn là gì?
• Tại sao kết quả này lại quan trọng?
• Bạn sẽ đo lường tiến độ như thế nào?
• Bạn có thể tác động đến kết quả như thế nào?
• Ai chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh?
• Làm thế nào bạn biết bạn đã đạt được kết quả?
• Bao lâu bạn sẽ xem xét tiến trình hướng tới kết quả?

Ví dụ, chúng ta cùng cho rằng mục tiêu của bạn là tăng doanh thu bán hàng trong năm nay. Bạn sẽ gọi đây là KPI tăng trưởng doanh thu. Đây là cách bạn có thể xác định KPI này:

[wps_alert type=”primary”]

• Tăng 20% doanh thu bán hàng trong năm nay.
• Đạt được mục tiêu này, doanh nghiệp sẽ có lãi.
• Tiến độ sẽ được đo bằng sự gia tăng doanh thu.
• Giải pháp: thuê thêm nhân viên bán hàng, thúc đẩy khách hàng hiện tại mua thêm sản phẩm.
• Giám đốc bán hàng chịu trách nhiệm về số liệu này.
• Sẽ được xem xét trên cơ sở hàng tháng

[/wps_alert]

Sử dụng công cụ SMART để xây dựng KPI

Một cách đánh giá tính thiết thực của KPI là sử dụng các tiêu chí SMART.

SMART là viết tắt của 5 chữ:

• Specific – Cụ thể
• Measurable – Đo lường được
• Achievable – Có thể đạt được
• Realistic – Thực tế
• Timely – Có thời hạn.

Công cụ SMART các yếu tố cực kỳ hữu ích khi thiết lập mục tiêu. Vì vậy, khi bạn tạo KPI, bạn sẽ có thể hỏi và trả lời những câu hỏi sau:

• Liệu mục tiêu của bạn có cụ thể không?
• Bạn có thể đo lường được quy trình đi tới mục tiêu không?
• Mục tiêu của bạn có thể thực sự đạt được không?
• Tính thực tế của mục tiêu này đối với doanh nghiệp của bạn là như nào?
• Thời gian cần thiết để đi tới mục tiêu là gì?

Công cụ SMARTER cho KPI là gì?

Các tiêu chí SMART có thể mở rộng thành SMARTER với 2 tiêu chí nữa đó là E – Đánh giá (Evaluate) và R – Đánh giá lại(Review). Hai tiêu chí này cũng cực kỳ quan trọng bởi vì chúng đảm bảo tính liên tục khi tiếp cận đánh giá KPI và mối tương quan với công việc kinh doanh của doanh nghiệp.

[wps_alert type=”primary”]Ví dụ, nếu bạn vượt chỉ tiêu doanh thu cho năm nay, bạn nên xác định rõ liệu có phải vì năm nay bạn đặt mục tiêu quá thấp hay đó là bởi vì một yếu tố nào đó tác động vào.[/wps_alert]

Lựa chọn Chỉ số đo lường hiệu quả công việc như thế nào?

Nhưng vấn đề ở đây là có hàng nghìn các KPI khác nhau và các công ty sẽ phải vất vả lựa chọn những cái phù hợp nhất cho công việc kinh doanh của họ. Nếu chọn KPI sai sẽ dẫn đến hậu quả nghiêm trọng là chỉ dẫn mọi người đi sai hướng và thậm chí có thể thúc đẩy họ làm những việc sai trái.

Cần phải nhớ rằng, lý do tại sao KPI lại mạnh mẽ đến như vậy chính là “bạn sẽ nhận được những gì bạn đo lường”. Nếu một công ty đánh giá và khen thưởng những thành tích KPI không đúng với mục đích tôn chỉ kinh doanh ban đầu thì đồng nghĩa với việc họ đang đẩy con thuyền đi sai hướng!

Sử dụng KPI hiệu quả là phải đi sát với những mục tiêu chiến lược (cho toàn tộ công ty, từng bộ phận kinh doanh và từng cá nhân).

Xem thêm: Mang lại Trải nghiệm Wow cho khách hàng bằng Dịch vụ Hoàn hảo

Ví dụ về KPI

Chúng ta thử xem xét một KPI về tăng trưởng bán hàng như đã nói ở trên.

Tăng trưởng Bán hàng đo lường từng bước doanh nghiệp đạt được doanh thu từ bán hàng là tăng hay giảm. Đây là đơn vị đo lường chính của bất kỳ doanh nghiệp nào và đều cần phải giám sát một cách thấu đáo vì nó là một phần của các tiến trình phát triển và là một công cụ để đưa ra các sách lược quan trọng. Giám sát chặt chẽ chỉ số này theo những mốc thời gian nhất định để nắm rõ xu hướng tăng trưởng và giá trị của doanh nghiệp.

Chỉ số thành công của KPI là gì

[wps_alert type=”primary”]

Như bạn nhìn ví dụ ở hình vẽ trên. Mục tiêu đạt tăng trưởng là 20% nhưng kết quả đạt được là 32.7%. Chỉ số KPI tốt là tỷ lệ phần trăm tăng trưởng bán hàng vượt quá mục tiêu tại thời điểm đã định trước.

[/wps_alert]

Tôi hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ KPI là gì. Nếu bạn thắc mắc gì về KPI, vui lòng chia sẻ dưới đây và SHARE bài viết nếu bạn thấy hữu ích.

– Lý Hà Thu
Chuyên gia Huấn luyện Doanh nghiệp
ActionCOACH Việt Nam, tại Hà Nội