[alert-success]Chỉ số KPI là chỉ số đánh giá thực hiện công việc (Key Performance Indicators), chúng là một bộ công cụ cực kỳ mạnh mẽ giúp cho doanh nghiệp phát triển.[/alert-success]
Mục lục
Tuy nhiên, để sử dụng các chỉ số KPI một cách hiệu quả chúng ta phải hiểu rõ KPI có những thuộc tính gì và không có những gì. Trước tiên, hãy quay lại với định nghĩa về KPI: “Chỉ số KPI là một số liệu đo lường cho biết một doanh nghiệp hay một đội nhóm thực hiện công việc so với các mục tiêu đã đề ra. Chúng thể hiện các bối cảnh về một đích đến hoặc tiêu chuẩn liên quan tới các tiêu chí và các mục tiêu chung của doanh nghiệp.”
Có rất nhiều chuyên gia về chiến lược và phân tích kinh doanh tự đặt ra các định nghĩa riêng cho chỉ số KPI. Ví dụ:
“Một chỉ số đánh giá thực hiện công việc (KPI) là một số liệu đo lường giúp bạn hiểu bạn đang thực hiện công việc như thế nào so với các mục tiêu của bạn.” – Avinash Kaushik.
“Định nghĩa đơn giản, KPI là một cách để đo lường chúng ta nói riêng hoặc toàn bộ công ty nói chung đang thực hiện công việc tốt như thế nào. Chỉ số KPI sẽ giúp chúng ta hiểu rõ về công ty, phòng ban hay cá nhân đang thực hiện công việc tốt như thế nào so với các mục tiêu chiến lược đã đề ra.” – Bernard Marr.
Những chuyên gia này đều có chung những nhận định gì về định nghĩa KPI của họ? Cả hai đều nói nó là một số liệu đo lường, và họ đều đồng ý rằng số liệu đo lường phải có liên quan mật thiết với các mục tiêu kinh doanh. Vì vậy, nếu một số liệu không trực tiếp phản ánh tới thành tích của bạn trong mục tiêu kinh doanh, thì nó không phải là một chỉ số KPI, nó đơn giản chỉ là một số liệu.
Xem thêm: Phân tích SWOT – Những điều cần biết
Tại sao chỉ số KPI lại quan trọng
Chỉ số KPI hoàn toàn tập trung vào doanh nghiệp hay đội nhóm. Nhờ có nó, bạn có thể dễ dàng gắn kết các nhân viên, đội nhóm, phòng ban hướng tới đạt được một mục tiêu chung giúp cho doanh nghiệp đi tới thành công.
Chúng cũng giúp cho doanh nghiệp hay đội nhóm theo dõi kết quả thực hiện công việc so với các mục tiêu chung của họ. Điều này có nghĩa là nếu có những công việc làm không tốt, bạn có thể ngay lập tức hành động để sửa lại đi đúng con đường đã chọn trước.Tương tự như vậy, bằng cách theo dõi các chỉ số KPI, bạn có thể dễ dàng nhận thấy các cơ hội để kịp thời cơ nắm bắt, thúc đẩy bạn đi tới mục tiêu nhanh hơn.
Xác định chỉ số KPI nào ảnh hưởng tới doanh nghiệp?
Ở cấp độ cao hơn, các mục tiêu và chiến lược kinh doanh của bạn sẽ xác định các chỉ số KPI cho doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, những KPI nào quan trọng đối với doanh nghiệp đều phần lớn dựa vào 2 yếu tố.
Thứ nhất, mô hình hoạt động của doanh nghiệp ảnh hưởng tới lựa chọn các chỉ số KPI. Ví dụ, một website chuyên về thương mại điện tử như tiki.vn sẽ quan tâm tới giá trị mua hàng trung bình của mỗi giỏ hàng trên website của họ bởi vì nó thúc đẩy phát triển. Tuy nhiên, một website tin tức như vnexpress.net lại chẳng quan tâm tới điều này vì họ chẳng có giỏ hàng nào. Họ sẽ quan tâm nhiều hơn tới số lượt trang mà người đọc xem. Bởi vì càng nhiều người xem trang web của họ thì họ càng thu được nhiều tiền từ quảng cáo banner giúp họ tăng doanh thu và phát triển.
Thứ hai, giai đoạn phát triển của doanh nghiệp cũng sẽ ảnh hưởng tới quyết định lựa chọn chỉ số KPI. Ví dụ, một doanh nghiệp mới thành lập sẽ chẳng mấy quan tâm tới Giá trị Vòng đời của một Khách hàng bởi vì họ có ít vòng đời khách hàng để đặt giá trị vào đó. Tuy nhiên, đối với một công ty thành lập lâu đời thì việc phát triển giá trị vòng đời khách hàng lại chính làm một đòn bẩy quan trọng để phát triển do vậy KPI về điều này là rất quan trọng.
Xem thêm: Phân tích PEST là gì?
Có những loại chỉ số KPI nào trong doanh nghiệp?
Có 3 loại chỉ số KPI chính trong một doanh nghiệp. Thứ nhất, KPI toàn bộ doanh nghiệp. Đây là những chỉ số KPI mà toàn bộ doanh nghiệp đều thực hiện hướng theo. Chúng rất lớn và là những số liệu đo lường mà bất kỳ ai trong doanh nghiệp đều biết và hiểu rõ. Ví dụ, ActionCOACH Hà Nội đặt ra những chỉ số như tăng số lượng doanh nhân tham gia vào chương trình huấn luyện doanh nghiệp theo một tỷ lệ nhất định mỗi tháng. Đây chính là mục tiêu chung của cả doanh nghiệp cùng thực hiện.
Loại thứ hai là các chỉ số KPI phòng ban/đội nhóm. Trong khi toàn doanh nghiệp cần các chỉ số KPI tập trung vào một mục tiêu chung, thì mỗi phòng ban/đội nhóm trong doanh nghiệp cũng cần các chỉ số KPI để gắn kết họ vào cùng một mục tiêu. Điều quan trọng là các chỉ số này phù hợp với KPI của toàn doanh nghiệp. Ví dụ, ActionCOACH Hà Nội tập trung vào như tăng số lượng khách hàng tham gia vào chương trình huấn luyện doanh nghiệp, thì mỗi phòng ban đều phải có KPI phù hợp với công việc của họ để giúp tăng số lượng khách hàng.
Loại thứ ba là các chỉ số KPI cá nhân. Những chỉ số này dành cho từng cá nhân trong doanh nghiệp, và thường có mối tương quan tới khen thưởng thành tích cá nhân. Tuy nhiên, vẫn có nhiều tư tưởng cho rằng gắn những chỉ số KPI cá nhân này với khen thưởng thành tích cá nhân sẽ gây ra tình trạng thiếu hiệu quả. Có một bài viết tranh luận về vấn đề đo lường hiệu suất này của chuyên gia Stacey Barr tại đây. Tóm tắt nội dung bài tranh luận là việc này khuyến khích nhân viên gian lận con số làm sai lệch thực tế và nó cũng khuyến khích cạnh tranh không lành mạnh lẫn nhau thay vì hợp tác cùng đi lên. Tuy nhiên, Stacy cũng nói rằng điều này có thể khắc phục được bằng cách tách KPI ra khỏi khen thưởng thành tích cá nhân. Thêm vào đó, thay vì chọn những biện pháp để đánh giá mọi người thực hiện công việc tốt như thế nào so với những người khác giúp nhân viên tự lựa chọn những chỉ số KPI dựa trên kết quả mà họ hợp tác với nhau để làm việc và sử dụng những biện pháp này như những thông phản hồi thường xuyên giữa các lần khen thưởng thành tích để điều chỉnh và cải thiện những kết quả này được thực hiện tốt như thế nào.
Xem thêm: Business Model Canvas là gì?
Nên dùng bao nhiêu chỉ số KPI?
Một điều khá quan trọng là không nên dùng quá nhiều chỉ số KPI vì nó làm loãng tập trung vào kế hoạch hành động đi tới thành công của doanh nghiệp. Chỉ cần có 1 chỉ số KPI đủ tầm quan trong đối với toàn doanh nghiệp để gắn kết mọi người cùng hướng theo một mục tiêu chung. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần chú ý tới các chỉ số KPI phòng ban và cá nhân vì chúng cũng có thể ảnh hưởng tới KPI của toàn doanh nghiệp. Chỉ cần đảm bảo rằng không có quá nhiều KPI, nếu không KPI chính sẽ bị thừa thãi và thiếu tính tập trung.
Làm thế nào để tìm ra một chỉ số KPI phù hợp
- Trước hết, bạn phải bắt đầu quy trình tìm kiếm KPI, bạn phải hiểu doanh nghiệp và các mục tiêu của bạn một cách cặn kẽ.
- Sau đó, bạn cần phải chuyển những mục tiêu kinh doanh này thành những mục tiêu có thể đo lường được.
- Khi bạn đã xác định được các mục tiêu, bạn sẽ lựa chọn được những chỉ số KPI phù hợp cho những mục tiêu này.
Ví dụ bạn có thể đặt mục tiêu kinh doanh là “tăng doanh thu”. Nhưng bạn cần phải chi tiết và cụ thể hóa mọi mục tiêu của mình “tăng doanh thu lên 5% trong 3 tháng tới bằng cách tăng giá trị đơn hàng trung bình từ 1x tới 2x”.
Bất kỳ số liệu đo lường nào có thể trực tiếp phản ánh tới dòng tiền (doanh thu, chi phí) và/hoặc tỷ lệ chuyển đổi đều là một chỉ số KPI phù hợp.
Ví dụ khách hàng của tôi chuyên về nhà đất và tiền cho thuê nhà là nguồn doanh thu chính, vậy thì số lượng khách thuê có thể dùng làm một chỉ số KPI. Càng nhiều khách thuê, thì càng có nhiều nhà được cho thuê.
Nếu bạn không chắc chắn lắm về một chỉ số KPI có phù hợp hay không, thì bạn hãy thử đặt nó tương quan với doanh thu, chi phí hoặc tỷ lệ chuyển đổi trong một khoảng thơi gian (3 tháng trở lên).
Bạn cần phải chứng minh là có mối liên hệ trực tiếp giữa KPI mà bạn đã chọn so với doanh thu, chi phí hoặc tỷ lệ chuyển đổi.
Ví dụ khi giá trị KPI của bạn tăng hay giảm thì có sự tăng giảm tương ứng so với doanh thu, chi phí hoặc tỷ lệ chuyển đổi.
Xem thêm: Persona là gì? Buyer Persona là gì?
Đừng đòi hỏi một chỉ số KPI quá hoàn hảo
KPI chỉ là một bảng số liệu. Bạn có thể thay đổi nó bất kỳ lúc nào. Vì vậy đừng cố gắng mọi cách làm nó đúng ngay từ đầu nếu nó làm bạn mất quá nhiều thời gian. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, các quy trình và những ưu tiên phát triển của doanh nghiệp sẽ còn nhiều thay đổi, vì vậy bạn hãy thoải mái đặt một chỉ số KPI mà bạn cho là hợp lý vào thời điểm này. Bạn sẽ học được các bài học kinh nghiệm, vì nếu bạn không sử dụng các số liệu KPI thì bạn sẽ chẳng bao giờ học được cách tạo KPI tốt hơn. Còn nếu bạn đã sử dụng các số liệu KPI thì chắc chắn bạn sẽ biết cái gì hiệu quả và cái gì không.
Chia câu hỏi KPI làm 2
Khi lập chỉ số KPI bạn nên chia nó thành 2 câu hỏi.
- Tôi nên đo lường cái gì và tại sao?
- Tôi sẽ đo lường như thế nào?
Khi chia nó ra thành 2 câu hỏi chính, bạn sẽ tạo được KPI dễ dàng hơn rất nhiều. Hãy tập trung bắt đầu với câu hỏi đầu tiên. Thư giãn đầu óc, đừng nghĩ gì đến những con số và chỉ tạo ra một danh sách những gì đáng giá để bạn đo lường dựa trên những mục tiêu kinh doanh.
Xem thêm: Lợi điểm bán hàng độc nhất Unique Selling Point (USP) là gì?
Tôi nên đo lường gì và tại tại sao?
Câu hỏi đầu tiên là câu hỏi tại sao doanh nghiệp tôi tồn tại? Hãy nghĩ đến những bên liên quan chính của bạn, điển hình là những khách hàng, những cổ đông. Rồi tự hỏi điều họ mong chờ ở bạn là cái gì? Ví dụ, cổ đông sẽ mong muốn bạn tăng doanh số bán hàng và lợi nhuận biên, còn khách hàng mong muốn bạn giải quyết nhu cầu của họ nhanh chóng ở một mức thỏa mãn nhất định hoặc cung cấp cho họ một sản phẩm làm cho cuộc sống của họ thoải mái hơn.
Tiếp theo bạn cần phải viết ra một số các chỉ số chính thành một danh sách và phải đảm bảo mọi thứ có mối liên hệ chặt chẽ và rõ ràng với mục tiêu chính của doanh nghiệp. Bạn nên viết ngắn gọn và tập trung vào những thứ quan trọng nhất. Quá nhiều KPI sẽ làm loãng mức độ tập trung của doanh nghiệp.
Tôi nên đo lường như thế nào?
Sau khi lập được một danh sách, bạn cần phải nghĩ xem bạn sẽ đo lường những thứ này như thế nào. Tốt nhất là bạn hãy làm nó thật đơn giản. Nhiều người muốn tạo ra những con số đo lường thật phức tạp nhưng sẽ làm bạn khó quản lý hàng ngày.
Bạn cần phải lựa chọn những chỉ số đo lường đơn giản sao cho nhân viên và các phòng ban của bạn dễ hiệu và kết nối họ cùng hành động hướng tới mục tiêu chung. Sự liên kết càng rõ ràng thì càng tốt. Số liệu đo lường của bạn càng gắn kết và càng có ý nghĩa với bạn và nhân viên của bạn thì điều đó càng quan trọng.
Xem thêm: Chuỗi cung ứng là gì?
Bắt đầu thôi
Tất cả chỉ có vậy, đó là những bước cần thiết để bạn chọn được KPI hiệu quả đánh giá công việc kinh doanh của mình. Trên hết, bạn cần phải tránh bị mắc kẹt vào những con số quá chi tiết. Nắm bắt và hiểu rõ những mục tiêu kinh doanh của bạn, sau đó xem xét những công việc cần phải làm để đi đến mục tiêu đó. Tiếp theo, bạn cần phải nghĩ cách làm thế nào để đo lường những kết quả công việc này. Tuy nhiên, bạn cũng cần phải tránh tình trạng quá hoàn hảo, hãy bắt đầu ngay với con số nào đó còn tốt hơn rất nhiều so với việc chần chừ tìm con số hoàn hảo vì sau đó bạn sẽ còn thay đổi những chỉ số này khi doanh nghiệp phát triển và định hướng ưu tiên khác đi.
