Tiến hành phân tích SWOT rất là thú vị và dễ hơn là bạn vẫn nghĩ. Bạn sẽ chẳng mất nhiều thời gian chút nào, và điều tuyệt với nhất mà nó mang lại là bạn sẽ có tư duy hoàn toàn mới về doanh nghiệp của bạn.
Phân tích SWOT là để giúp bạn phát triển một chiến lược kinh doanh mạnh mẽ bằng cách xem xét tất cả những điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp, cũng như các cơ hội và các mối đe dọa có thể phải đối mặt trên thị trường.
Chắc chắn khi học về kinh doanh bạn đã biết rõ về S.W.O.T. là một từ viết tắt cho điểm mạnh (Strengths), điểm yếu (Weaknesses), cơ hội (Opportunities) và nguy cơ (Threats). Phân tích SWOT đánh giá các điểm mạnh nhất, yếu nhất, cơ hội và nguy cơ của doanh nghiệp bạn.
Điểm mạnh và điểm yếu là thuộc nội bộ doanh nghiệp (như danh tiếng, bằng sáng chế, vị trí…). Sau một thời gian thực hiện công việc, bạn có thể thay đổi lại điểm mạnh và điểm yếu.
Cơ hội và nguy cơ đến từ bên ngoài (như nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, giá cả…). Chúng là những thứ hiện hữu trên thị trường, luôn biến động và bạn không thể thay đổi chúng.
Doanh nghiệp mới nên ứng dụng phân tích SWOT vào trong quá trình lập kế hoạch kinh doanh. Mặc dù vậy, đối với kế hoạch kinh doanh thì chẳng bao giờ có cái gì áp dụng cứng nhắc đều được cả, và bạn cần phải suy nghĩ về cụm từ “SWOT” chính là công cụ giúp bạn đi đúng hướng ngay lập tức, thêm nữa nó sẽ giúp bạn tránh bị sa vào những vấn đề nhức nhối sau này.
Các doanh nghiệp đang hoạt động có thể sử dụng phân tích SWOT bất cứ lúc nào để đánh giá thay đổi thị trường và đưa ra các biện pháp chủ động đối phó. Theo tôi, các chủ doanh nghiệp hãy tổ chức buổi họp đánh giá chiến lược mỗi năm một lần và bắt đầu cuộc họp bằng bài phân tích SWOT. Bài viết này gồm 4 phần chính:
- Tiến hành phân tích SWOT như thế nào?
- Đặt câu hỏi trong quá trình phân tích SWOT
- Ví dụ về phân tích SWOT
- Phát triển Chiến lược dựa vào bản Phân tích SWOT
Tiến hành phân tích SWOT như thế nào
Để có thể phân tích SWOT đầy đủ và khách quan nhất, bạn nên tiến hành phân tích trong một nhóm nhân viên có các quan điểm và mục tiêu khác nhau trong doanh nghiệp. Ban quản lý, bán hàng, dịch vụ khách hàng, thậm chí khách hàng cũng có thể đóng góp những ý kiến có giá trị rất cao. Thêm vào đó, quá trình phân tích SWOT là một cơ hội để gắn kết đội ngũ nhân viên và khuyến khích họ tham gia và tuân thủ chiến lược của doanh nghiệp.
Thông thường khi phân tích SWOT ta nên chia thành bảng có 4 ô vuông, mỗi ô là một phần phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và nguy cơ. Tuy vậy, nếu bạn không kẻ ô thì có thể tạo danh sách cho từng mục riêng. Hãy sử dụng những phương pháp dễ dàng nhất sao cho dễ sắp xếp và dễ hiểu kết quả phân tích.
Khi phân tích mỗi mục nên làm phần động não để xác định những nhân tố có thể ảnh hưởng đến từng mục. Ngoài ra, bạn có thể yêu cầu mỗi thành viên tự làm một bản phân tích SWOT của mỗi người, sau đó họp lại, thảo luận và kết hợp các kết quả lại với nhau. Khi bạn làm từng mục, đừng quá quan tâm tới viết dài dòng, cứ gạch đầu dòng là cách làm tốt nhất. Chỉ cần nắm bắt được các yếu tố mà bạn tin là có liên quan tới từng mục trong 4 lĩnh vực nói trên.
Sau khi kết thúc phần động não, hãy nháp lại bản phân tích, gạch đầu dòng lại từng yếu tố trong mỗi mục theo thứ tự ưu tiên từ cao xuống thấp.
Xem thêm: DISC – Công cụ Đánh giá Nhân sự
Đặt câu hỏi trong quá trình phân tích SWOT
Tôi biên soạn một số câu hỏi dưới đây để giúp bạn phân tích từng phần trong SWOT. Chắc chắn bạn sẽ có những bộ câu hỏi khác, những câu hỏi dưới đây chỉ giúp bạn có ý tưởng ban đầu.
Điểm mạnh (yếu tố tích cực bên trong)
Điểm mạnh mô tả các thuộc tính tích cực, hữu hình và vô hình, bên trong doanh nghiệp của bạn. Chúng nằm trong tầm kiểm soát của bạn.
- Bạn làm tốt về cái gì?
- Những nguồn lực sẵn có bên trong của bạn là gì? Hãy suy nghĩ về những điều sau:
- Những thuộc tính tích cực về con người, như kiến thức, nền tảng, giáo dục, thông tin, mạng lưới, danh tiếng, hoặc các kỹ năng.
- Những tài sản hữu hình của doanh nghiệp như vốn, tín dụng, những khách hàng hiện tại hoặc những kênh phân phối, những bằng sáng chế, hoặc công nghệ.
- Những lợi thế bạn có so với đối thủ cạnh tranh là gì?
- Bạn có năng lực giỏi về nghiên cứu và phát triển không? Các cơ sở sản xuất?
- Những khía cạnh tích cực khác là gì, liên quan tới nội bộ doanh nghiệp của bạn, mà có thể gia tăng giá trị hoặc có thể tạo cho bạn một lợi thế cạnh tranh?
Xem thêm: 3 nhân tố chính giúp lập kế hoạch kinh doanh thành công
Điểm yếu (các yếu tố tiêu cực bên trong)
Điểm yếu là những khía cạnh làm giảm các giá trị của doanh nghiệp hoặc đặt doanh nghiệp vào thế bất lợi trong cạnh tranh. Bạn cần để thúc đẩy các vấn đề nằm nhằm tăng tính cạnh tranh với các đối thủ của bạn.
- Những yếu tố nào nằm trong tầm kiểm soát của bạn nhưng nó làm giảm khả năng duy trì năng lực và lợi cạnh tranh của bạn và doanh nghiệp?
- Những lĩnh vực nào cần cải tiến để hoàn thành những mục tiêu hoặc cạnh tranh với đối thủ mạnh nhất của bạn?
- Doanh nghiệp của bạn thiếu những gì? (ví dụ như chuyên môn, hay tiếp cận thông tin, hay những kỹ năng, hay công nghệ…)
- Doanh nghiệp của bạn có những nguồn lực hạn chế nào?
- Liệu doanh nghiệp có đang nằm trong vị trí địa lý tồi không?
Xem thêm: KPI là gì? Ví dụ về KPI
Cơ hội (các yếu tố tích cực bên ngoài)
Cơ hội là những yếu tố hấp dẫn bên ngoài đại diện cho những lý do kinh doanh của bạn có thể phát triển thịnh vượng.
- Những cơ hội có sẵn trong thị trường hay môi trường mà bạn có thể được hưởng lợi đến từ đâu?
- Phản hồi của khách hàng về doanh nghiệp của bạn có tích cực không?
- Gần đây có tăng trưởng thị trường hay có những thay đổi nào trên thị trường có thể tạo cơ hội không?
- Có cơ hội nào đang hiện hữu, hoặc có bất kỳ cánh cửa nào đi tới cơ hội đó không? Nói cách khác, thời gian của bạn quan trọng như thế nào?
Xem thêm: Quy tắc 2 phút – Thoát khỏi trì hoãn
Nguy cơ (các yếu tố tiêu cực bên ngoài)
Nguy cơ bao gồm các yếu tố vượt ngoài tầm kiểm soát có thể đặt doanh nghiệp hay chiến lược kinh doanh của bạn vào vòng nguy hiểm. Bạn hoàn toàn không kiểm soát được những vấn đề này nhưng bạn có thể lấy lại được ưu thế nếu chuẩn bị sẵn những kế hoạch dự phòng nhằm giải quyết khi những nguy cơ này xảy ra.
- Những đối thủ hiện hữu và tiềm năng của bạn là ai?
- Những yếu tố nào ngoài tầm kiểm soát có thể đặt doanh nghiệp của bạn có nguy cơ?
- Những nguy cơ nào tạo ra bởi xu hướng bất lợi có thể gây suy giảm doanh thu và lợi nhuận?
- Những tình hướng nào có thể ảnh hưởng tới các chiến lược marketing?
- Gần đây những nhà cung cấp có thay đổi về giá hay khả năng cung cấp nguyên liệu đầu vào không?
- Những dịch chuyển về hành vi tiêu dùng, kinh tế, hay chính sách mới nào có thể làm giảm doanh số bán hàng?
- Gần đây có sản phẩm hay công nghệ nào mới ra mắt mà có thể làm cho sản phẩm, dịch vụ của bạn lỗi thời không?
Xem thêm: 10 cách thành công trong kinh doanh
Ví dụ về phân tích SWOT
Để bạn dễ hiểu về cách phân tích SWOT, chúng ta thử tìm hiểu một bản phân tích của một cửa hàng bán mũ thời trang cổ điển dưới đây:
| Điểm mạnh | Điểm yếu |
| Chuyên môn: Người sáng lập có 15 năm kinh nghiệm bán và chế tạo kiểu dáng mũ
Đòi hỏi ít vốn: Lượng vốn để duy trì cửa hàng thấp, dễ dàng thu hút nhiều khách hàng Kho: Người sáng lập có một bộ sưu tập những loại mũ cổ điển hiếm có để chế tạo |
Thời gian: Hiện nay người sáng lập tự làm mọi thứ. Thiếu thời gian.
Marketing: Người sáng lập không có kiến thức về marketing. |
| Cơ hội | Nguy cơ |
| Bạn hàng: Xúc tiến hợp tác bán hàng thông qua những người bán thời gian cổ điển khác.
Tập sự: Thuê một người tập sự làm mũ Mạng lưới giáo dục: Tối đa hóa hợp tác với Viện Đào tạo Nghệ thuật địa phương |
Lỗi Server: Kho hàng có thể gặp sự cố mạng
Phụ thuộc vào nhà cung cấp: Nhà cung cấp vải sợi cổ điển duy nhất có thể bỏ kinh doanh hoặc ngừng cung cấp. Cạnh tranh tiềm năng: Một đối thủ cạnh tranh có thể đánh bại chúng ta trên thị trường. |
Xem thêm: 7 bước giải quyết vấn đề hiệu quả
Phát triển Chiến lược dựa vào bản Phân tích SWOT
Một khi bạn đã xác định và ưu tiên hóa các kết quả SWOT, bạn có thể sử dụng chúng để phát triển các chiến lược ngắn hạn và dài hạn cho doanh nghiệp. Nói tóm lại là các giá trị thực sự của công việc này là sử dụng các kết quả để đạt được những yếu tố tích cực tác động đến công việc kinh doanh của bạn. Nhưng làm thế nào để bạn biến những kết quả SWOT này thành chiến lược? Một cách tốt nhất để làm điều này là xem xét những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, và nguy cơ có những điểm nào trùng khớp với nhau không. Quy trình này được gọi là TOWS.
TOWS là sắp xếp ngược lại của SWOT. Nghĩa là sau khi bạn đã xác định được mọi điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và nguy cơ của doanh nghiệp, đó là lúc bạn đã nắm rõ được ưu nhược điểm mà bạn đang có. Phân tích SWOT giúp bạn hiểu rõ doanh nghiệp từ bên trong ra bên ngoài, còn TOWS là phân tích ngược từ ngoài vào trong. TOWS sẽ giúp bạn xác định những chiến lược để nắm bắt những cơ hội và hạn chế tối đa những thách thức.
Ví dụ: Nhìn vào điểm mạnh mà bạn đã xác định, sau đó dùng những điểm mạnh này để tối đa hóa cơ hội (gọi là chiến lược sức mạnh – cơ hội). Sau đó, hãy xem những điểm mạnh đó có thể dùng như nào để tối thiểu hóa mọi nguy cơ mà bạn đã xác định (gọi là chiến lược sức mạnh – nguy cơ).
Cứ tuần tự theo quy trình đó, sử dụng các cơ hội bạn đã xác định để phát triển những chiến lược làm giảm thiểu những điểm yếu (chiến lược điểm yếu – cơ hội) hoặc để tránh những nguy cơ (điểm yếu – nguy cơ)
Xem thêm: Hội thảo “Chiến lược kinh doanh – 6 bước xây dựng doanh nghiệp hiệu quả hơn”
Bảng dưới đây có thể giúp bạn sắp xếp các chiến lược hữu ích nhất:
| Cơ hội (bên ngoài, tích cực) |
Nguy cơ (bên ngoài, tiêu cực) |
|
| Điểm mạnh (bên trong, tích cực) |
Những chiến lược Điểm mạnh – Cơ hội
Những điểm mạnh nào của doanh nghiệp có thể tăng cơ hội đã xác định lên nhiều nhất? |
Những chiến lược Điểm mạnh – Nguy cơ
Làm thế nào để sử dụng sức mạnh của doanh nghiệp giảm thiểu mọi nguy cơ đã xác định? |
| Điểm yếu (bên trong, tiêu cực |
Những chiến lược Điểm yếu – Cơ hội
Những hành động nào có thể giảm thiểu những điểm yếu của doanh nghiệp dựa trên những cơ hội đã xác định? |
Những chiến lược Điểm yếu – Nguy cơ
Làm thế nào để có thể giảm thiểu điểm yếu của doanh nghiệp nhằm tránh những nguy cơ đã xác định? |
Xem thêm: Các Công cụ và Chiến lược của ActionCOACH Việt Nam
Sau khi bạn đã phát triển được các chiến lược và đưa vào kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp, và bạn cần phải lên lịch các cuộc họp đánh giá thường xuyên. Trong các buổi họp này, bạn có thể thảo luận tại sao những kết quả chiến lược lại khác với những gì đã hoạch định và đưa ra những quyết sách sẽ cần phải làm gì trong tương lai.
Phân tích SWOT thực sự là rất dễ, nếu bạn có thắc mắc điều gì trong quá trình thực hiện phân tích hãy comment dưới đây, chúng tôi sẽ nỗ lực giúp bạn hoàn thiện tốt nhất.
Lý Hà Thu
Chuyên gia Huấn luyện Doanh nghiệp
ActionCOACH Việt Nam, tại Hà Nội