Vấn đề – Bạn sẽ không bao giờ có khả năng làm gì mình muốn … bởi vì bạn có quá nhiều thứ phải làm.
Mục đích – Động lực phía sau việc quản lý thời gian của bạn chính là hoàn thành những mục tiêu tối thượng mà bạn đặt ra.
Mục lục
BỐN KỸ NĂNG cần thiết để sử dụng thời gian của bạn một cách thông minh là:
- Phân tích
- Lập kế hoạch
- Giao việc
- Tự quản lý
QUY TRÌNH THÀNH CÔNG
Phải làm gì
Hãy dành thời gian quý báu của bạn để tập trung làm những việc quan trọng cho thành công sự nghiệp của bạn.
- Làm những công việc mà bạn có thể làm một cách hiệu quả (Theo nguyên tắc 4D — Do it…. Delegate it….Defer it….or Dump it)
Làm khi nào
- Lập kế hoạch thời gian/ tổ chức công việc của bạn theo kế hoạch sao cho bạn không bao giờ phải làm những việc rơi vào 2 hạng mục “Không Quan Trọng”.
Làm như nào (tổ chức)
- Tạo một biểu mẫu kế hoạch cho mỗi thời kỳ – tháng/tuần/ngày – để giúp phân bổ các thời kỳ thành những loại nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ: Đi gặp khách hàng, trả lời/thực hiện cuộc gọi… Làm việc một cách lặng lẽ, tổ chức lại công việc giấy tờ, đọc kỹ.
- Công cụ – Biểu mốc thời gian
- Làm như nào (theo nguyên tắc)
- Mấu chốt để sử dụng thời gian hiệu quả chính là lập kế hoạch
- Làm việc với những danh sách và đánh dấu những hạng mục ưu tiên (a,b,c) –
- Công cụ – Danh mục hàng này/hàng tuần
LẬP KẾ HOẠCH
Vì Hiệu suất
- Làm trước – Đêm thứ Sáu hoặc cuối tuần của tuần sắp tới, đêm hôm trước của ngày hôm tới vẫn tốt hơn là làm vào sáng sớm ngày hôm đó.
- Thu thập tài liệu trước, để bạn có thể “xuất phát chạy ngay khi cần”.
Vì Động lực
- Đưa vào danh sách càng nhiều càng tốt, bạn càng loại bỏ nhiều được những mục bạn đã làm thì bạn càng có thêm động lực.
- Khi gặp phải những dự án lớn, hãy chia nhỏ chúng thành những bước nhỏ để bạn có thể bao quát được quá trình.
Vì Hiệu quả
- Mỗi dự án lớn cần phải được lập kế hoạch qua các thời kỳ – với các hoạt động cần phải được đặt đúng lúc
NHỮNG GỢI Ý ĐỂ THÀNH CÔNG
- Quá trình tăng dần là rất quan trọng. Vì vậy với những dự án lớn thì “chia là để nhân”.
- Bắt đầu ngay bây giờ, từng bước từng bước.
- Làm những thứ khó khăn nhất trước, đừng chần chừ, bạn sẽ cảm thấy thật tuyệt … do đó … bạn sẽ luôn có độc lực làm mọi thứ cần phải làm ngay trong ngày.
- Giao việc.
- Đưa thêm vào bảng kế hoạch của bạn để giám sát / đào tạo / nhận xét / đánh giá những bản báo cáo về công việc mà bạn đã giao lại.
- Nếu bạn lập kế hoạch những việc quan trọng không gấp – thì những thứ gấp gáp sẽ gần như không bao giờ đến với bạn.
