Một trong những thách thức lớn nhất của bất kỳ chủ doanh nghiệp nào đó là tuyển đúng người làm đúng việc cần thiết. Điều đó còn phức tạp hơn khi một nhân viên ra đi mà không báo trước. Lúc đó, chủ doanh nghiệp vội vã tìm kiếm bất kỳ một nhân viên nào biết việc lấp vào chỗ trống của nhân viên đã rời đi. Việc này gây ra các kết quả kinh doanh tồi tệ khi kiểu tuyển dụng nhân viên gấp gáp này xảy ra nhiều lần. Vậy chủ doanh nghiệp cần phải làm thế nào để giải quyết được gốc rễ vấn đề này. Hãy sử dụng khái niệm Bullpen.
Xem: Phương pháp Quản trị Nhân sự trong Môi trường Làm việc Chuyên nghiệp
Khái niệm Bullpen là gì?
Nguồn gốc sơ khai của từ Bullpen là trong môn bóng chày. Khi một vận động viên bóng chày chơi không tốt do mệt mỏi hay do phong độ, người huấn luyện viên sẽ gọi một vận động viên dự bị ngồi ở Bullpen (hàng ghế dự bị) và thông báo chuẩn bị khởi động để vào sân. Nếu vận động viên trong sân chơi hay lên thì vận động viên dự bị ngồi xuống. Còn nếu vận động viên trong sân chơi càng kém dần thì vận động viên dự bị vào sân thay thế.
Khái niệm Bullpen được các công ty tài chính sử dụng từ lâu. Họ có một văn phòng làm việc rộng rãi, xếp rất nhiều bàn làm việc sát nhau có hoặc không có vách ngăn gọi là “Bullpen Office”. Họ sắp xếp các nhân viên trẻ ít kinh nghiệm làm việc chung trong phòng này vì họ sẽ làm những công việc phân tích nhỏ và chung chung. Còn các nhân viên cấp cao giàu kinh nghiệm được sắp xếp ngồi làm việc trong phòng riêng, không gian riêng. Việc thay thế nhân viên cấp thấp thì rất dễ. Còn nếu nhân viên cấp cao nghỉ việc, thì họ sẽ gọi một nhân viên viên cấp thấp phù hợp với công việc đó lên ngồi vào vị trí của nhân viên cấp cao nghỉ việc kia. Ta tạm gọi Bullpen là danh sách nhân sự dự phòng.
Xem: Tại sao phải đào tạo nhân sự
Áp dụng khái niệm Bullpen trong kinh doanh thế nào?
Bây giờ hãy áp dụng khái niệm mới này vào công việc kinh doanh của bạn. Khi bạn có một nhân viên đang làm không tốt hay đang có ý định nhảy việc, điều đó sẽ là một gánh nặng ngoài ý muốn cho công việc kinh doanh của bạn. Bạn đào tạo họ, hướng dẫn họ, thúc đẩy họ nhưng họ không bao giờ tiến bộ. Tuy nhiên nếu bạn không có những nhân sự tiềm năng ổn định trong danh sách nhân sự dự phòng, thì bạn sẽ phải chịu đựng với người nhân viên đang làm việc kém hiệu quả đó.
Bây giờ bạn thử hình dung nếu bạn liên tục phỏng vấn tìm kiếm tài năng cho doanh nghiệp của mình thậm chí kể cả lúc bạn đang không có vị trí cần tuyển nào. Bạn không nhất thiết phải tuyển dụng một loạt nhân viên cấp thấp ngồi làm việc như các công ty tài chính. Bạn chỉ cần giả vờ tuyển. Bạn phỏng vấn và ghi chép lại những nhân sự tiềm năng trong tương lai, để trong trường hợp thiếu nhân sự, bạn có thể gọi ngay một trong những nhân viên trong danh sách Bullpen đến làm nếu anh ta đồng ý.Một trong những khẩu hiệu yêu thích của tôi là “Luôn luôn Sẵn sàng Tuyển dụng”.
Vậy bạn áp dụng khái niệm Bullpen như thế nào?
Khi bạn là người chủ doanh nghiệp và bạn đang có đội ngũ nhân viên ổn định, mọi công việc kinh doanh đang tiến triển tốt, thì bạn sẽ chẳng bao giờ nghĩ đến việc tuyển nhân viên thay thế đội ngũ nhân viên hiện tại.
Nhưng nếu một hay vài nhân viên bạn đang có nghỉ việc thì sao? Bạn sẽ phải đau đầu đăng tuyển dụng, tổ chức tuyển dụng, rồi lựa chọn người phù hợp. Có khi cả kỳ tuyển dụng không tuyển được ai ưng ý.
Cách giải quyết theo Bullpen khá đơn giản.
Ngay cả khi bạn có nhân sự ổn định, bạn vẫn nên liên tục đăng tuyển những vị trí mà bạn nghĩ rằng có khả năng người nhân viên hiện tại sẽ chuyển việc. Ví dụ vị trí kế toán trưởng rất cần cho doanh nghiệp của bạn, người nhân viên kế toán đó đang làm tốt nhưng bạn biết rằng họ sẽ chuyển việc vì bạn khó có khả năng trả lương cao hơn để giữ người đó lại. Bạn cần phải làm gì?
- Đăng tuyển dụng
- Tổ chức tuyển dụng
- Chọn ra 5 người phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn
- Ghi lại thành một danh sách liên lạc những ứng viên tiềm năng cho vị trí kế toán trưởng
- Khi kế toán trưởng của bạn nghỉ việc, bạn chỉ cần lấy danh sách ứng viên tiềm năng ra và gọi điện cho những ứng viên kia xem ai nhận công việc này.
Vậy là bạn có ngay nhân viên mới mà không phải mất 1-2 tháng tuyển dụng không có nhân viên chuyên trách cho công việc mà người trước bỏ việc đi mất.
Có người hỏi tôi rằng, nếu tôi tuyển dụng vị trí kế toán trưởng như vậy thì người kế toán trưởng hiện tại của tôi sẽ nghĩ rằng tôi đang định thay họ và họ sẽ làm việc không tận tâm nữa. Tôi xin trả lời rằng đây chỉ là một biện pháp, bạn hãy vận dụng nó sao cho phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể tổ chức tuyển dụng ở nơi khác. Hoặc bạn có thể tình cờ gặp ai đó trong quán cà phê đang làm vị trí kế toán trưởng ở doanh nghiệp khác, bạn chỉ cần lưu số liên lạc của họ và gọi cho họ khi bạn cần. Hoặc bất kỳ cách nào để bạn có thể lập sẵn một danh sách Bullpen dự phòng cho các vị trí nhân sự có trong doanh nghiệp của bạn.
Xem: Kỹ năng huấn luyện, nhà lãnh đạo cần phải có
Chúng ta thử xem một câu chuyện có thật trong kinh doanh. Một công ty thương mại về lắp đặt đường ống nước đang trong thời kỳ khó khăn vì nhân sự không ổn định, liên tục nghỉ việc gây gián đoạn công việc kinh doanh. Những người nhân viên này biết rằng họ có thể làm vậy vì ông chủ công ty này không có lựa chọn nào khác hơn là giữ họ lại để hoàn thành công việc. Ông chủ doanh nghiệp tìm đến chúng tôi nhờ giúp đỡ huấn luyện doanh nghiệp. Sau khi nghiên cứu quy trình hoạt động của công ty, chúng tôi đề xuất ông chủ này liên tục phỏng vấn tuyển thợ sửa ống nước mới, thậm chí lúc đó công ty không có vị trí trống nào. Một vài tuần sau đó, một trong những người thợ của công ty không đến văn phòng làm việc. Tôi yêu cầu ông chủ doanh nghiệp này rà soát lại danh sách Bullpen và sau một vài cú điện thoại, ông ta đã có ngay một thợ sửa ống nước mới. Vài ngày sau, người thợ kia quay lại công ty vì nghĩ rằng vị trí của anh ta vẫn còn đó. Và rồi anh ta thực sự sốc khi biết rằng vị trí công việc của anh ta đã có người thay thế. Việc này cũng là một lời nhắn đến những nhân viên khác trong công ty rằng họ không được phép làm việc kém hiệu quả nữa và nếu vắng mặt khỏi công ty thì sẽ bị sa thải.
Và vấn đề đã được giải quyết.
Hãy nhớ lập danh sách Bullpen, và
“Luôn luôn Sẵn sàng Tuyển dụng”.
Xem: Tư duy một ông chủ hay người làm công
Lý Hà Thu
Chuyên gia Huấn luyện Doanh nghiệp
ActionCOACH Việt Nam, tại Hà Nội