Tầm quan trọng của Sơ đồ tổ chức Doanh nghiệp

Liệu doanh nghiệp bạn có một sơ đồ tổ chức chính thức không? Liệu có ai ngó ngàng xem hoặc thậm chí tìm hiểu xem doanh nghiệp bạn có một sơ đồ tổ chức hay không? Nếu bạn chưa có sơ đồ tổ chức cho doanh nghiệp của bạn thì bây giờ là thời điểm bạn cần phải bắt đầu.

Nếu bạn là chủ hay là giám đốc điều hành của một doanh nghiệp vừa và nhỏ, liệu bạn có thực sự cần một sơ đồ tổ chức? Câu trả lời chắc chắn là “Có”. Chẳng có một công cụ hiệu quả nào trong doanh nghiệp có tính nền tảng hơn sơ đồ tổ chức, nhưng nó lại thường xuyên bị đánh giá thấp và bỏ qua.

Điều quan trọng là bạn phải hiểu rằng một sơ đồ tổ chức nói lên nhiều hơn so với chỉ là một biểu đồ với tên và chức danh. Thay vào đó, nó là một hình ảnh đại diện của các cấu trúc mà doanh nghiệp lựa chọn sử dụng để hoàn thành sứ mệnh và tầm nhìn của mình. Cơ cấu này xác định công việc được thực hiện như nào, quyền hành và chức năng nằm ở bộ phận nào, ai quản lý và ai báo cáo cho người nào, và quan trọng nhất ai chịu trách nhiệm với kết quả công việc. Như vậy nó thậm chí có thể cung cấp một cái nhìn sâu sắc vào cả văn hóa doanh nghiệp. Sơ đồ tổ chức tự mang lại cấu trúc sống cho doanh nghiệp và tự làm cho mọi thứ dễ hiểu.

Dưới đây là một số cách để sử dụng sơ đồ tổ chức trong các giai đoạn phát triển doanh nghiệp khác nhau:

Khởi sự doanh nghiệp

Ở giai đoạn này, có thể bạn có một vài nhân viên. Mọi người đều biết nhau và toàn bộ đội ngũ nhân viên đều làm việc chăm chỉ để hoàn thành mọi việc, do vậy việc xây dựng sơ đồ tổ chức ở giai đoạn này luôn có ưu tiên rất thấp. Tuy nhiên, theo cuốn sách “The E-Myth – Để xây dựng doanh nghiệp hiệu quả” của Michael E. Gerber thì đây lại là thời điểm lý tưởng nhất thiết lập trạng thái và cấu trúc của doanh nghiệp sẽ vận hành như thế nào trong tương lai.

Tạo các vai trò và chức năng chính, rồi sau đó điền tên những người đang chịu trách nhiệm, thậm chí nếu có một tên xuất hiện trong nhiều ô cũng không sao. Lợi ích chiến lược của việc này là nó buộc các chủ sở hữu doanh nghiệp thiết lập một tầm nhìn họ sẽ trở thành cái gì một cách hữu ý, rất giống với khái niệm của Stephen Covey “bắt đầu với điều kết thúc trong tâm trí”. Ở một mức độ khéo léo hơn, thậm chí chỉ cần với nhóm nhân viên nhỏ, việc này cũng có thể giúp tránh trùng lặp trách nhiệm hay bị lọt khe mất các nhiệm vụ cần phải làm trong công cuộc phát triển doanh nghiệp.

Xem thêm: Tầm quan trọng của Giá trị Cốt lõi

Giai đoạn phát triển

Kinh doanh phát triển đồng nghĩa với việc thêm nhân sự và thêm phức tạp. Nếu có sẵn cơ cấu tổ chức trong tay sẽ dễ hơn nhiều và ít bị xáo trộn trong quá trình hợp nhất nhân sự và làm rõ được ngay vai trò và trách nhiệm của họ. Thay vì nó trong đầu của người chủ doanh nghiệp, sơ đồ tổ chức cần phải được xem là một bản đồ chỉ dẫn nhân viên họ cần đi đến đâu, họ cần làm việc với ai để hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu của họ. Điều đó thực sự thúc đẩy hiệu quả và tiếp tục tăng trưởng.

Ở tại thời điểm phát triển này, doanh nghiệp cần thiết phải thêm vào các cấp quản lý, vì vậy sơ đồ tổ chức hõ trợ một số nhu cầu liên quan tới Quản lý Nhân sự. Nó giúp báo cáo các mỗi quan hệ nhân sự, do vậy mà trách nhiệm đối với việc quản lý hiệu quả của người lao động trở nên rõ ràng. Nó cũng hỗ trợ xem việc bảo đảm khoảng kiểm soát, hay số cấp dưới của mỗi người giám sát, là hợp lý và có hiệu quả chưa. Và nó xác định rõ được phát triển nghề nghiệp và các cơ hội đào tạo nhân sự.

Xem thêm: Tầm nhìn và Sứ mệnh khác nhau như thế nào?

Phát triển vững mạnh

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp vẫn tiếp tục phát triển nhưng ở tỷ lệ chậm hơn. Phần lớn việc cập nhật sơ đồ tổ chức là thay đổi tên nhân sự đến và đi khỏi doanh nghiệp. Tuy nhiên, thay đổi luôn diễn ra, dù có bị tác động bởi ngoại cảnh hay nội bộ thì nhà lãnh đạo phải liên tục cảnh giác và điều chỉnh cơ cấu doanh nghiệp khi cần thiết. Thường xuyên xem xét và cập nhật sở đồ tô chức, kiểm tra xem cấu trúc cơ bản vẫn vận hành tốt và xác định thêm xem phần nào cần cải thiện.

Xây dựng và duy trì một sơ đồ tổ chức là một yếu tố quan trọng và chiến lược trong kế hoạch kinh doanh, dù doanh nghiệp đang phát triển ở giai đoạn nào hay to đến đâu. Là một phần mở rộng của cơ cấu, sơ đồ tổ chức là đại diện hữu hình của phong cách làm việc, nó là một công cụ mạnh mẽ hợp nhất mọi người đạt được kết quả.

Doanh nghiệp bạn đã có sơ đồ tổ chức chưa? Lần cuối bạn cập nhật nó khi nào? Gần đây bạn có xem lại sơ đồ tổ chức doanh nghiệp bạn xem liệu nó có hỗ trợ hiệu quả để đạt được sứ mệnh và tầm nhìn của bạn không? Nếu chưa, thì bạn có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí. Chúng tôi sẵn lòng giúp đỡ.