Nếu bạn muốn biết rõ hơn về lập một mô hình sơ đồ tổ chức thể hiện rõ các mối quan hệ giao tiếp và báo cáo phù hợp với công ty của bạn, hãy liên hệ với tôi để được hướng dẫn chi tiết.
Mục lục
Khi mới khởi nghiệp, thông thường bạn sẽ không chú ý tới xây dựng sơ đồ tổ chức. Bạn có thể nghĩ rằng “Công ty tôi có mỗi 20 người và ai cũng biết rõ vai trò của mình, tại sao tôi lại cần xây dựng sơ đồ tổ chức cơ chứ?“. Nhìn chung, mọi người chỉ nghĩ rằng sơ đồ tổ chức chỉ là một bảng biểu vẽ ra phân cấp chức vụ của mỗi nhân viên trong công ty. Tuy nhiên, thực tế lại chỉ ra rằng nó còn thể hiện nhiều điều hơn chức năng đơn giản mà bạn biết này. Một sơ đồ tổ chức hoàn chỉnh thể hiện cho bạn biết nguồn lực của công ty có thực sự hợp nhất với chiến lược và tầm nhìn của bạn không. Nó có tạo ra sự rõ ràng trong các mối liên kết quy trình công việc không. Bạn sẽ có một cái nhìn thông suốt cho mỗi đội nhóm sẽ đóng góp như thế nào vào mục tiêu chung của công ty và làm thế nào các đội nhóm phối hợp giao tiếp với nhau để đảm bảo rằng mọi người đều đang đi đúng hướng trên một con thuyền do bạn chèo lái.
Dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng đều cần hoạt động với một sơ đồ tổ chức rõ ràng. Một mô hình kinh doanh có chiến lược và có chiều sâu luôn thể hiện rõ các mối quan hệ báo cáo và hỗ trợ cho giao tiếp thông tin thông suốt. Kết quả là dòng chảy quy trình công việc cực kỳ hiệu quả.
Ban lãnh đạo cấp cao chính là những người phải đưa ra quyết sách chính là họ sẽ quyết định sử dụng mô hình sơ đồ tổ chức nào mà có thể hỗ trợ tốt nhất các hoạt động nội bộ của công ty.
Xem thêm: Tầm quan trọng của sơ đồ tổ chức doanh nghiệp
Quyết định Sơ đồ Tổ chức như thế nào?
Để quyết định lựa chọn sơ đồ tổ chức nào, tốt nhất hãy thực hiện bằng cách trả lời các câu hỏi dưới đây:
- Các nhóm chức năng của quy trình làm việc là gì?
- Có những đội nhóm hay các đơn vị không?
Lãnh đạo cao cấp nhìn vào tất cả các chức năng và xác định cách mà họ muốn các hoạt động công việc được tổ chức và thực hiện như thế nào. Quá trình này cũng xác định rõ các mối quan hệ báo cáo tự nhiên và hệ thống điều hành. Các mối quan hệ báo cáo có thể được thực hiện theo cả chiều dọc và chiều ngang.
Xem thêm: Doanh nghiệp là một sản phẩm
Cách tạo Sơ đồ Tổ chức
- Ghi lại tất cả các vai trò công việc trong công ty. Tạo mô tả công việc cho từng vị trí hiện tại và có thể có trong tương lai. Ghi rõ chức năng nhiệm vụ của mỗi vị trí công việc và yêu cầu tối thiểu kỹ năng kinh nghiệm cho vị trí đó.
- Vẽ sơ đồ quy trình hoàn thành công việc theo quy tắc hiệu quả nhất và cách mà thông tin được chia sẻ trong công ty bạn như thế nào.
Dựa vào bản vẽ này, bạn sẽ biết những đội nhóm chính của bạn như nào và bạn sẽ giao nhiệm vụ cho mỗi vị trí công việc ra sao. Ví dụ, bạn muốn có các phòng ban thiết kế, marketing, dịch vụ khách hàng và sản xuất.
Một bước quan trọng trong phần này là đảm bảo rằng sơ đồ tổ chức hỗ trợ giao tiếp thông suốt trong toàn bộ công ty. Ví dụ, bạn có thể thiết kế cho phòng bán hàng có liên hệ trực tiếp với phòng phát triến sản phẩm. Khi công ty lớn mạnh lên, một số nhân viên có thể làm việc trong các nhóm chức năng chéo và báo cáo các trưởng phòng khác nhau. Sơ đồ tổ chức đó phải cho bạn xác định rõ được các mối quan hệ báo cáo công việc.
Xem thêm: Xác định tầm nhìn doanh nghiệp
5 Mô hình Sơ đồ Tổ chức Doanh nghiệp Phổ biến nhất
1. Sơ đồ Tổ chức Ma trận
Mô hình ma trận thể hiện các cấp độ báo cáo cả theo chiều dọc và chiều ngang. Nhân viên có thể là một mắt xích trong một nhóm chức năng (ví dụ như kỹ sư) nhưng cũng có thể làm việc trong một đội nhóm hỗ trợ phát triển sản phẩm mới (ví dụ như thiết kế). Mô hình này có thể có những nhân viên ở những nhóm khác nhau làm việc với nhau để phát triển một dòng sản phẩm mới.
Ví dụ, một kỹ sư xây dựng làm việc cho một công ty xây dựng, có thể làm chuyên môn trong lĩnh vực xây dựng trong phòng ban xây dựng nhà cửa, nhưng anh ta cũng có thể sử dụng chuyên môn của mình và làm việc với các kiến trúc sư thiết kế để tính kết cấu cho một tòa nhà.
Ưu điểm của sơ đồ tổ chức ma trận này là nhân viên đều có trách nhiệm công việc không chỉ trong phòng ban của riêng họ mà còn đối với cả toàn bộ dự án của tổ chức. Thách thức lớn nhất với mô hình này đôi khi nhân viên có thể nhận được 2 nhiệm vụ từ 2 người quản lý khác nhau và họ sẽ cần phải tự lập thứ tự ưu tiên công việc theo trách nhiệm của họ.
Xem thêm: Tầm nhìn và Sứ mệnh khác nhau như thế nào?
2. Mô hình Sơ đồ Tổ chức theo Chức năng
Sơ đồ tổ chức theo chức năng là dạng phổ biến nhất. Cơ cấu này nhóm những cá nhân theo những chức năng hoạt động cụ thể. Những phòng ban cơ bản như Nhân sự, Kế toán, Marketing được phân chia theo từng lĩnh vực và quản lý độc lập với nhau.
Ví dụ, những trưởng phòng của từng bộ phận chức năng đều báo cáo trực tiếp lên một giám đốc hoặc phó giám đốc người chịu trách nhiệm trong các lĩnh vực hoạt động đó.
Ưu điểm của mô hình này là các chức năng được phân chia rõ rệt theo chuyên môn nhưng khó khăn chính là ở chỗ các phòng chức năng chỉ tập trung vào lĩnh vực chuyên môn mà họ thực hiện và chịu trách nhiệm, và họ không hỗ trợ được cho các phòng ban khác.
Xem thêm: Chìa khóa thành công trong tổ chức
3. Mô hình Sơ đồ Tổ chức theo Sản phẩm
Một mô hình phổ biến khác được tổ chức theo loại sản phẩm cụ thể. Mỗi nhóm sản phẩm sẽ nằm trong một mô hình báo cáo cho một người quản lý và người quản lý đó sẽ bao quát được tổng thể mọi thứ liên quan tới dòng sản phẩm đó.
Ví dụ một người quản lý ngành hàng đông lạnh trong siêu thịu sẽ chịu trách nhiệm mọi sản phẩm theo nhãn hàng như: cá, thịt, xúc xích, bơ… Ngành hàng bếp sẽ chịu trách nhiệm các sản phẩm như nồi, chảo, bát, đĩa, dao…
Ưu điểm của mô hình này là tổ chức sản phẩm theo hạng mục nhưng có thể tạo ra các quy trình hoàn toàn riêng rẽ với các dòng sản phẩm khác trong công ty.
Xem thêm: Phương pháp Quản trị Nhân sự trong Môi trường Làm việc Chuyên nghiệp
4. Mô hình Sơ đồ Tổ chức theo Khách hàng
Có những lĩnh vực sẽ cần phải tổ chức công ty theo loại khách hàng. Điều này là để đảm bảo đáp ứng được mong muốn của từng nhóm khách hàng cụ thể và để áp dụng các dịch vụ khách hàng riêng.
Ví dụ như trong ngành dịch vụ chăm sóc sức khỏe. Bệnh nhân khám ngoại trú chắc chắn sẽ có những nhu cầu riêng so với bệnh nhân nội trú trong bệnh viện. Một sơ đồ tổ chức quan tâm tới khách hàng sẽ xây dựng một mô hình chăm sóc riêng biệt cho những loại bệnh nhân này.
Ưu điểm của mô hình này là nó chuyên môn hóa nhu cầu của từng nhóm khách hàng nhưng cũng đôi khi lại bỏ qua nhu cầu của những loại khách hàng khác nhau. Do vậy, nó đòi hỏi ban lãnh đạo cấp cao phải nghiên cứu sâu sát và trực tiếp quan sát để tìm ra những phần còn thiếu trong quy trình chăm sóc khách hàng.
Xem thêm: Dịch vụ Khách hàng, bước đi mới của doanh nghiệp
5. Mô hình sơ đồ tổ chức theo Địa lý
Đối với những công ty có hoạt động trải dài theo nhiều vùng địa lý khác nhau, thì cũng dễ hiểu là công ty đó cần phải tổ chức theo vùng. Việc này sẽ tốt hơn cho công tác hỗ trợ nhu cầu logistic và những khác biệt về nhu cầu của khách hàng theo vị trí địa lý.
Điển hình của mô hình được tổ chức theo vùng địa lý là sẽ cần phải báo cáo về cho trụ sở chính. Bạn sẽ bắt gặp loại mô hình này tại các công ty có mạng lưới lớn hơn phạm vi thành phố, vùng miền hay đất nước và có thể có những khách hàng trải dài trên toàn quốc hay đa quốc gia.
Xem thêm: 3 nhân tố chính giúp lập kế hoạch kinh doanh thành công
Ban lãnh đạo cần dành thời gian và suy nghĩ thật kỹ để thiết kế một mô hình sơ đồ tổ chức hoàn chỉnh cho công ty của mình. Điều này rất quan trọng giúp cho các nhân viên có cái nhìn rõ ràng chức năng của công ty và hiểu rõ các mối quan hệ của chuỗi mệnh lệnh. Công ty hoạt động trong một cơ cấu được xác định rõ ràng, với quy trình giao tiếp và báo cáo thông suốt, tổ chức công việc trôi chảy sẽ luôn đảm bảo quản lý nguồn lực rất hiệu quả – về con người, thời gian và tiền bạc.
