Home » Chia sẻ hữu ích » Tin tức » Lập kế hoạch sử dụng thời gian

Lập kế hoạch sử dụng thời gian

Lập kế hoạch sử dụng thời gian - Lap ke hoach su dung thoi gian

Lập kế hoạch sử dụng thời gian hiệu quả

WHO đã công COVID-19 trở thành một đại dịch. Việc đi lại và giao tiếp trở nên ngày càng khó khăn hơn. Đa số những doanh nhân chúng ta đều làm việc ở nhà. Tôi cũng vậy. Khi đọc cuốn sách Hôm qua Hôm nay và Ngày mai, tôi thấy có một điều thú vị và muốn chia sẻ cùng các bạn.

Hãy tưởng tượng có một ngân hàng đặc biệt, mỗi buổi sáng nó cấp cho bạn một tài khoản là 86.400 USD. Nhưng cứ vào cuối mỗi buổi đêm, nó sẽ xóa sạch tài khoản của bạn, nghĩa là kết thúc một ngày, số dư trong tài khoản của bạn trở về con số 0.

Bạn cũng không thể rút tiền trong tài khoản hôm nay đem nạp vào tài khoản ngày mai được. Thế thì bạn sẽ làm gì nào? Rút ra hết tất cả chăng? Tất nhiên là phải vậy rồi. Và bạn biết không, mỗi chúng ta, hằng ngày, đều có một ngân hàng như vậy đấy! Tên của nó là Thời gian.

Mỗi buổi sáng, Thời gian ghi cho bạn 86.400 giây. Thế nhưng khi đêm về, nó lại xóa hết số giây ấy, và như vậy, bạn sẽ mất tất cả nếu bạn không biết đầu tư đúng chỗ.

Ngân hàng Thời gian không cho phép bạn chuyển khoản số dư sang ngày hôm sau cũng như không cho phép bạn chi quá những gì bạn có.

Mỗi ngày nó mở mới một tài khoản cho bạn, nhưng mỗi đêm nó lại lấy hết những gì bạn chưa xài tới. Nếu bạn không biết cách sử dụng vốn, mất mát thuộc về bạn. Bạn không bao giờ được phép lấy lại số vốn mà bạn đã sử dụng. Bạn cũng chẳng thể rút vốn ra để dành cho “ngày mai”. Bạn phải sống bằng tài khoản “hôm nay”.

Đồng hồ vẫn đang đều đều gõ nhịp. Vì thế, hãy tận dụng tối đa tài khoản “hôm nay”! Và hãy luôn nhớ rằng, thời gian không biết đợi chờ một ai cả.

Xem thêm: Giá trị Thời gian: Thời gian của bạn đáng giá như nào?

Thế nào là Lập kế hoạch sử dụng thời gian?

Đối với nhiều người, việc lập kế hoạch cho thời gian của họ “đại loại” là một nhiệm vụ diễn ra trong suốt cả ngày. Khi một việc đột nhiên xuất hiện, họ đưa chúng vào lịch làm việc. Điều đó được gọi là lập lịch làm việc (scheduling). Thế nhưng, việc bạn dành thời gian hàng ngày để lập kế hoạch sử dụng thời gian là một một điều hoàn toàn khác.

Nhiều chủ doanh nghiệp thường phàn nàn rằng họ không thực sự sử dụng thời gian hiệu quả là bởi vì họ không có thời gian để lập kế hoạch cho thời gian của họ. Bạn cũng sẽ thường nghe họ nói rằng làm sao tôi có thể dành được chút thời gian bận rộn của mình để lên kế hoạch cơ chứ, ngay cả khi một chút thời gian rảnh tôi còn chẳng có?

KHÁM PHÁ:  Ba câu nói thần kỳ tạo nên sự thay đổi

Bạn hãy tưởng tượng mà xem, nó giống như bạn có một số tiền và bạn chi tiêu theo kiểu cần thì chi, thích thì mua. Bạn không có kế hoạch chi tiêu cho mình. Nếu biết tận dụng thời gian bạn cũng có thể lập kế hoạch để bạn kiếm được thu nhập lũy tiến từ ngày hôm nay cho đến hết đời. Đó có phải là những gì bạn thực sự muốn, và nó có giống với lập kế hoạch sử dụng thời gian không? Tôi nghĩ là như vậy. Và bạn đã rõ tầm quan trọng của quản lý thời gian là như nào.

Xem thêm: Quản lý thời gian hiệu quả bằng “Thời gian thực”

Vậy bạn sẽ lập kế hoạch sử dụng thời gian như thế nào?

Tôi muốn nói với bạn rằng nếu bạn không dành thời gian cho việc lập kế hoạch thì bạn sẽ chẳng bao giờ hoàn thiện một thói quen tốt này cả. Bạn biết đấy lúc đầu tôi cũng phải mất đến 30 phút để lập kế hoạch thời gian, nhưng dần dần tôi chỉ cần mất 10-20 phút mỗi ngày.

Một thực tế đã được chứng minh rằng bằng cách dành thời gian để lập kế hoạch, bạn sẽ tiết kiệm được 20-30 lần thời gian sử dụng trong quy trình lập kế hoạch.

Hãy để tôi minh họa những gì tôi nói có ý nghĩa. Một nghiên cứu đã được thực hiện về cách các nhà quản lý lên kế hoạch thời gian của họ. Họ thấy rằng các nhà quản lý chỉ dành 5 phút lên kế hoạch cho một nhiệm vụ cụ thể, sẽ dành 55 phút để hoàn thành nó. Những nhà quản lý dành 15 phút cho quy trình lập kế hoạch, chỉ dành 30 phút để hoàn thành nó.

Nhìn vào số thời gian tiết kiệm được! Tôi có thể nói rằng kế hoạch đầu tư thời gian rất xứng đáng, bạn có muốn không? Khi bạn nỗ lực hết mình để có thời gian lập kế hoạch mỗi ngày, tuần, tháng và năm, bạn sẽ đạt được nhiều hơn so với việc bạn chỉ lập kế hoạch một ngày vào một thời điểm và bạn sẽ sống một cuộc sống bổ ích hơn.

Khi bạn bắt đầu mỗi tháng xem xét các cam kết của mình với những người thân yêu, những cam kết đó sẽ là ưu tiên hàng đầu khi bạn mới khởi sự kinh doanh. Khi bạn có các mục tiêu cá nhân, gia đình và sự nghiệp được vạch ra trong 20 năm, 10 năm, 5 năm và năm nay, bạn sẽ dễ dàng quyết định đầu tư thời gian của mình trong tháng này, tuần này và ngày mai.

 Xem thêm:Tầm quan trọng của thời gian

Phân chia công việc theo cấp độ sử dụng thời gian

Tôi muốn làm mọi thứ thật đơn giản. Tôi thích nhìn vào biểu đồ và danh sách. Chúng làm cho cuộc sống của tôi dễ dàng quản lý hơn. Khi lập kế hoạch, tôi chia các công việc của mình thành các loại như sau:

Việc cần làm ngay – Đây là những việc bạn cần PHẢI HOÀN THÀNH NGAY hôm nay. Khi bạn ưu tiên những việc thực sự quan trọng, bạn sẽ dễ dàng tập trung hoàn thành nó hơn.

KHÁM PHÁ:  8 bước xây dựng tầm nhìn vĩ đại cho Doanh nghiệp

Làm thế nào để bạn biết những việc nào cần làm ngay, và những việc có thể đặt sang một bên? Hãy tự hỏi mình một số câu hỏi sau:

  • Nếu tôi chỉ làm được 2-3 việc trong số những việc của ngày hôm nay thì tôi sẽ chọn làm việc gì?
  • Những việc nào mang lại kết quả hoặc hiệu suất cao nhất?
  • Những hoạt động nào tôi có thể ủy quyền cho người khác, nhờ vậy tôi có thêm thời gian để phát triển doanh nghiệp hơn hoặc tăng cường các mối quan hệ cá nhân?
  • Những việc nào mà không làm trong ngày sẽ làm xấu đi mối quan hệ của tôi với gia đình, khách hàng hoặc đối tác kinh doanh?

Đặt danh sách những việc của bạn cần phải làm ngay trước mặt bạn. Nếu bạn không thể nhìn thấy những gì cần phải hoàn thành ngay hôm nay vì bạn còn đang bận chúi mũi vào những việc ít quan trọng hơn, thì có nghĩa là bạn đang đi sai hướng, và doanh nghiệp của bạn cũng sẽ bị như vậy.

Xem thêm: Quy tắc quản lý thời gian 40-30-20-10

Những việc quan trọng hơn nhưng không gấp – Thường thì chúng ta dễ xác định được nhóm việc này hơn. Đây là những việc rất quan trọng nhưng không phải là việc cần phải hoàn thành ngay lập tức, chúng ta có thể làm những việc này trong tương lai gần, nhưng không nhất thiết phải là Hôm nay.

Tất nhiên nếu bạn hoàn thành xong hết mọi việc cần làm của ngày hôm nay, bạn có thêm ít thời gian, thì bạn cũng nên chú ý tới những việc này (tạm gọi là nhảy vào ngày mai). Điều quan trọng là bạn không nên để danh mục những việc này ngay trên bàn, ngay trước mặt bạn vì nó có thể làm bạn mất tập trung. Đừng để bạn bận tâm với đống giấy tờ này. Điều này chỉ khiến bạn căng thẳng và đôi khi nhầm lẫn với những việc cần phải hoàn thành ngay hôm nay.

Xem thêm: Bạn quản lý thời gian hay Thời gian quản lý bạn

Những việc ít quan trọng – Ban đầu bạn sẽ ngạc nhiên về mức độ khó của danh sách việc cần làm này. Vì bạn sẽ có xu hướng nghĩ rằng việc nào cũng cần mình phải nhúng tay vào, nếu không thì nó sẽ xảy ra không đúng với ý của mình.

Điều này hoàn toàn không đúng. Có nhiều việc không quan trọng bạn có thể giao cho người khác làm, và bạn cần chỉ dẫn họ cụ thể ý bạn muốn là gì. Hoặc có nhiều việc bạn chỉ cần dành một chút thời gian lúc rảnh rỗi là làm xong thôi.

Nghĩa là bạn nên đầu tư phần lớn thời gian của mình cho những việc cần làm ngay trước mắt. Những việc ít quan trọng là kẻ cắp thời gian của bạn. Bạn cần phải phân bổ chúng sao cho hợp lý.

Xem thêm: Làm thế nào để tiết kiệm được vô khối thời gian

Khi chúng ta không lập kế hoạch sử dụng thời gian, nghĩa là chúng ta đang lãng phí nguồn tài nguyên của chính mình. Ngân hàng thời gian sẽ không trả lại những gì bạn đã không sử dụng. Trong thời gian bạn đang ở nhà để tránh dịch, bạn có nhiều thời gian rảnh rỗi hơn, đó là lúc bạn nên luyện tập một thói quen lập kế hoạch sử dụng thời gian.

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *